Org Admin Pro : les coûts cachés, les risques et le chaos présents dans la plupart des environnements Bluebeam

La plupart des firmes ne réalisent pas qu’elles ont unproblème avec Bluebeam.

Non pas parce que quelque chose est « brisé ».

Mais parce que la perte de contrôle liée à lacollaboration, aux accès et à la propriété survient souvent de façonsilencieuse — jusqu’à ce que la direction commence à poser des questionsinconfortables.

Mise en contexte

Bluebeam inclut Org Admin, qui fournit une administration de base des licences ainsi qu’une visibilité sur l’attributiondes licences utilisateurs.

Org Admin Pro s’appuie sur cette base en ajoutant dela visibilité et de la gouvernance autour de la collaboration dans Studio etBluebeam Cloud, aidant les organisations à gérer plus intentionnellement lesaccès, la propriété et l’engagement liés à la collaboration infonuagique.

Desquestions comme :

• Savons-nous réellement quels utilisateurs collaborent activement dans Studio et Bluebeam Cloud ?
• Qui détient actuellement les droits d’administrateur ?
• John était-il la seule personne ayant accès à ces données Studio lorsqu’il a quitté l’organisation ?

Si ces questions vous semblent familières, vous n’êtespas seul.

Le problème silencieux dont personne n’est responsable

Dans la plupart des organisations, l’administration de Bluebeam n’est le rôle principal de personne.

Les TI gèrent généralement les licences et les accèsutilisateurs. Toutefois, la propriété des projets Studio, des sessions et desflux de collaboration n’est presque jamais standardisée.

Elle est habituellement répartie entre :

• les TI
• les opérations
• la direction de projets

Et lorsque la responsabilité est partagée… lacoordination ne l’est généralement pas.

Ce que nous observons plutôt :

• Des comptes partagés utilisés pour posséder et gérer plusieurs projets et sessions Studio
• Des sessions Studio créées et gérées de façons différentes, sans standards cohérents
• Des utilisateurs avancés qui s’auto-gèrent les accès et la collaboration Studio
• Une visibilité limitée sur la propriété des données Studio et leur utilisation interne et externe
• Aucun protocole clair sur ce qu’il advient des données Studio une fois la collaboration terminée
• Aucune supervision de la façon dont les équipes coordonnent leur travail via Studio à l’échelle de l’organisation

Cette approche fonctionne… jusqu’à ce qu’elle nefonctionne plus.

Où les véritables coûts apparaissent

1. Gaspillage de licences invisible

   Sans visibilité sur l’engagement dans Studio et Bluebeam Cloud, les organisations ont de la difficulté à relier lesinvestissements en collaboration à des résultats mesurables lorsque desquestions de justification des coûts émergent.

2. Risques liés à la sécurité et aux accès

   Anciens employés, collaborateurs externes ouutilisateurs ayant trop de permissions conservent souvent des accès pluslongtemps que prévu. Ce n’est pas seulement désordonné — c’est risqué.

3. Démarrages de projets plus lents

   Lorsque les accès, la propriété et les permissionsStudio ne sont pas clairement définis, l’intégration des utilisateurs ralentit.Les révisions prennent plus de temps. Les projets deviennent lourds avant mêmede commencer.

À mesure que la friction augmente, les équipesreviennent souvent à d’anciens flux de travail au lieu de collaborer dansStudio, ce qui nuit à l’adoption.

Rien de tout cela n’apparaît comme un « problèmeBluebeam ».

Cela se manifeste plutôt par une pression sur lescoûts, des retards et une exposition accrue aux risques.

Ce qu’Org Admin Pro ajoute que la plupart des équipesn’ont pas

Org Admin Pro offre aux administrateurs une façon plusintelligente de gérer les utilisateurs, les permissions, les licences etl’activité Studio à partir d’une interface unique — plutôt que de feuilles decalcul dispersées et de listes manuelles.

Voici ce que les équipes obtiennent lors de la mise àniveau :

🔍Vue unifiée des utilisateurs et de l’activité

Les administrateurs peuvent voir non seulement quidétient une licence, mais aussi comment elle est utilisée — y compris lesprojets et sessions auxquels les utilisateurs participent ou qu’ils possèdent.

🔒Contrôle granulaire de la sécurité et des accès

Contrôlez quels groupes et individus peuvent accéder àBluebeam Studio ainsi qu’à Bluebeam sur le web et sur mobile. Il est mêmepossible de bloquer des collaborateurs externes précis de l’accès aux projetsou sessions de l’organisation.

🔄Transfert simple de la propriété

Lorsqu’un propriétaire de projet ou de session quitteou change de rôle, Org Admin Pro permet de transférer la propriété en quelquesclics — sans réinitialisations de mots de passe ni allers-retours inutiles.

📊Rapports et analyses améliorés

Org Admin Pro inclut des statistiques d’utilisation etdes rapports d’activité permettant d’identifier les utilisateurs avancés et decomprendre l’engagement des équipes.

🛠 Gestion des projets et des sessions

Les administrateurs peuvent restreindre l’accès auxsessions aux utilisateurs invités seulement, ouvrir des projets directementdans Bluebeam Revu, supprimer les projets obsolètes et gérer l’accès descollaborateurs externes.

Bluebeam inclut Org Admin, qui fournit uneadministration de base des licences.
Org Admin Pro s’appuie sur cette base en ajoutant de la visibilité et de lagouvernance autour de la collaboration dans Studio et Bluebeam Cloud, aidantles organisations à mieux gérer les accès, la propriété et l’engagement.

Le moment où la direction commence à s’y intéresser

La plupart des organisations nous contactent aprèsl’un de ces événements :

• Des retards de projets liés à des goulots d’étranglement lors des révisions
• Une hausse des coûts logiciels sans visibilité sur l’utilisation
• Un audit de sécurité ou de gestion des accès
• Des demandes de la direction pour une gouvernance plus stricte

À ce moment-là, le problème a déjà coûté cher.

Ce qu’Org Admin Pro règle réellement

Org Admin Pro n’ajoute pas des processus pour leplaisir. Il ramène du contrôle et de la visibilité sur la collaboration Studioet la propriété des données — des éléments qui dérivent souvent silencieusementavec le temps.

Ce qui change lorsque c’est bien fait :

• 📊 Visibilité claire de l’engagement dans Studio et Bluebeam Cloud
  Comprendre qui collabore, où l’activité se déroule et comment Studio est utilisé à l’échelle de l’organisation.
• 🔐 Réduction des risques de sécurité grâce à une gestion encadrée des accès et de la propriété dans Studio
  Réduire l’exposition en s’assurant que les projets et les sessions ont des propriétaires clairs, des accès définis et des contrôles appropriés pour la collaboration externe.
• 👥 Intégration, départ et transitions d’accès à Studio plus prévisibles
  S’assurer que les utilisateurs obtiennent les bons accès à leur arrivée — et que les projets et les sessions demeurent accessibles et bien attribués lorsque les rôles changent ou que des employés quittent l’organisation.
• 🧠 Moins d’incertitude administrative pour les équipes TI et opérations
  Remplacer les correctifs improvisés et les connaissances informelles par une supervision structurée de la collaboration Studio.
• 📈 Plus grande confiance lorsque la direction pose des questions sur la gouvernance de la collaboration
  Répondre aux questions sur les accès, la propriété et les pratiques de collaboration avec clarté plutôt qu’avec des suppositions.

Au lieu de réagir, les équipes savent enfin où ellesen sont.

À qui cela s’adresse réellement

Org Admin Pro est conçu pour les organisations où :

• Bluebeam est essentiel aux opérations
• Le nombre d’utilisateurs est en croissance
• Plusieurs équipes ou régions sont impliquées
• Il existe un désir de réduire les risques de perte de données liés au roulement du personnel
• Les équipes souhaitent une meilleure visibilité, coordination et cohérence dans la collaboration via Studio
• La direction veut un contrôle encadré de la collaboration et une réduction des risques — sans surprises

Si vous deviez répondre aujourd’hui à la question :

« Qui possède nos données Studio, qui y a accès et que se passe-t-il lorsquela collaboration prend fin ? »

… et que cette réponse vous semble floue — c’est important.

👉 Contactez-nous pour en savoir plus sur Org Admin Pro.