La transformation numérique remodèle les industries, et les municipalités ne font pas exception. La gestion des soumissions de plans d'ingénierie à l'aide de processus manuels dépassés entraîne souvent des inefficacités, des retards et des difficultés à respecter les normes juridictionnelles. Consciente de cette situation, la ville de Barrie s'est associée à SolidCAD pour mettre en œuvre un processus de soumission numérique automatisé de pointe, améliorant ainsi la façon dont les données sont validées et intégrées. 

Le défi : Processus de soumission manuelle 

Avant d'adopter l'automatisation, la ville de Barrie s'est heurtée à des obstacles importants : 

• Normes incohérentes : Les formats de soumission varient, ce qui entraîne des retards et des erreurs de communication. 
• Des processus inefficaces : Les validations manuelles et la saisie des données nécessitaient beaucoup de travail et prenaient souvent des semaines. 
• Intégration limitée des données : L'intégration des données de soumission dans les SIG et les systèmes de gestion des actifs a nécessité des efforts considérables, ce qui a entravé le calendrier du projet. 

Ces défis ont mis en évidence la nécessité d'une solution globale pour optimiser les opérations et favoriser une meilleure collaboration avec les parties prenantes externes. 

La solution : Soumissions numériques automatisées avec SolidCAD 

SolidCAD a fourni une solution transformatrice, tirant parti de son expertise dans l'industrie et d'une technologie innovante pour relever ces défis. La mise en œuvre s'est concentrée sur : 

1. Validation automatisée : Les soumissions sont vérifiées par rapport à des normes prédéfinies, ce qui permet de garantir la conformité et de fournir un retour d'information immédiat aux auteurs des soumissions. 
2. Intégration des données : Une fois validées, les données sont intégrées de manière transparente dans les SIG et les autres systèmes de l'organisation, ce qui réduit les interventions manuelles et les erreurs. 
3. Portail convivial : Le portail de soumission numérique permet aux parties prenantes de télécharger des fichiers, de recevoir un retour d'information instantané et de suivre l'état des soumissions. 

Les résultats : Une redéfinition de l'efficacité et de la précision 

Les résultats de la transformation numérique de la ville de Barrie parlent d'eux-mêmes :

• Délais d'exécution plus courts : Les délais de traitement des demandes sont passés de plusieurs semaines à quelques jours.
• Amélioration de la collaboration : Le retour d'information immédiat et la normalisation favorisent une meilleure communication avec les consultants et les entrepreneurs.
• Économies opérationnelles : La réduction des tâches manuelles permet au personnel municipal de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité. 

Enseignements tirés et objectifs futurs 

Tout au long du projet, des enseignements clés ont été tirés : 

• L'engagement des parties prenantes est crucial : L'implication précoce des équipes internes et des consultants externes a permis de s'assurer que la solution répondait efficacement à tous les besoins. 
• Amélioration continue : Les améliorations apportées en fonction du retour d'information, telles que les menus déroulants pour la saisie des données, ont permis de minimiser les erreurs d'utilisation et de favoriser l'adoption des automatisations. 
• Questions de gouvernance : La création d'un comité sur les normes d'information numérique (DIS) a permis d'assurer la supervision et de garantir l'alignement permanent sur l'évolution des besoins.

La ville de Barrie a déjà étendu ses capacités d'intégration, en automatisant l'entrée des données SIG directement à partir des soumissions validées. 

Curieux de l'entendre directement de la source ?  

Nous avons récemment organisé un webinaire avec la ville de Barrie, qui nous a fait part de sa réussite et nous a donné un aperçu de l'impact de ces changements. Vous voulez savoir comment tout cela s'est mis en place et ce que cela pourrait signifier pour votre municipalité ? Voir l'enregistrement ci-dessous 

[Vidéo avec soumission de formulaire]