Ce qu'il advient de vos normes CAO après le départ du consultant

Les gabarits ont été livrés. La formation s'est bien passée. Pendant environ huit mois, chaque dessin sorti du bureau avait l'air de venir de la même organisation.

Puis une nouvelle version du logiciel a changé un réglage par défaut. Un gros client a demandé une variante de cartouche et quelqu'un a copié le gabarit pour l'accommoder. Un concepteur d'expérience avait besoin d'un calque inexistant et l'a créé, raisonnablement, parce que l'autre option était de rater une échéance. Une nouvelle recrue est arrivée et a reçu un gabarit d'un collègue plutôt que de l'emplacement contrôlé, et la copie de ce collègue datait de onze mois.

Personne n'a mal agi. Dix-huit mois plus tard, il existe cinq gabarits, trois sont en usage, et personne ne peut dire avec certitude lequel est le bon.

Ce n'est pas un problème de classement, et ce n'est pas sans coût. Les dessins produits à partir du mauvais gabarit reviennent en correction, et les concepteurs passent des heures à nettoyer calques et annotations, ce que le gabarit devait justement éviter. Les réviseurs vérifient deux fois les mêmes feuilles parce qu'ils ne peuvent plus présumer de la cohérence. Et quand un lot de dessins est assemblé à partir de feuilles qui ne concordent pas, la remise part incohérente ou part en retard. Le coût se manifeste en reprises et en risque d'échéancier bien avant que quelqu'un remarque qu'il existe cinq gabarits.

C'est le mode d'échec le plus courant en matière de normes CAO, et il n'a rien à voir avec la qualité de la norme livrée.

Les normes se dégradent, de façon prévisible

Il vaut la peine de nommer les mécanismes, parce que chacun appelle une solution différente.

Les versions logicielles. Les versions annuelles changent des valeurs par défaut, ajoutent des fonctions et abandonnent parfois des réglages. Un gabarit qui n'est pas révisé à chaque version dérive par rapport au logiciel plutôt que par rapport à l'équipe.

Les variantes clients. Un client important exige un cartouche ou un format de livraison différent, et la voie rapide est une copie modifiée. Cette copie n'est désormais plus gérée, et elle sera réutilisée au prochain projet parce que c'est le fichier le plus récent que quelqu'un a touché.

Les écarts légitimes. La norme n'avait pas prévu un type de projet, alors un concepteur improvise. L'improvisation est souvent bonne et mériterait d'être adoptée, mais sans chemin de retour vers la norme, elle reste locale.

La distribution non contrôlée. Des gabarits copiés sur des postes, échangés par courriel ou conservés dans des dossiers de projet. Dès qu'un gabarit existe à plus d'un endroit d'apparence officielle, la dérive des versions n'est qu'une question de temps.

L'absence de propriétaire. Le facteur le plus déterminant. Si la maintenance de la norme ne figure dans la description de tâches de personne, elle se fait quand quelqu'un a du temps libre, c'est-à-dire jamais dans une entreprise de services professionnels.

Ce qu'exige réellement un modèle de gouvernance

Le mot gouvernance sonne plus lourd que la chose. Pour la plupart des organisations, ça se résume à cinq éléments, dont aucun ne prend beaucoup de temps une fois en place.

Un propriétaire nommé. Une personne responsable de la norme, ayant l'autorité d'approuver les changements et le temps alloué pour le faire. C'est l'élément qui détermine si le reste se produira.

Une source unique contrôlée. Un seul emplacement d'où les gabarits et les contenus sont déployés, et une méthode de déploiement plutôt qu'une consigne de copie. Si le bon gabarit est plus difficile à obtenir que la copie d'un collègue, la copie l'emporte.

Un chemin pour les demandes de changement. Une façon définie pour un concepteur de dire « il me faut un calque qui n'existe pas » et d'obtenir une réponse en quelques jours. Sans cela, la réponse est toujours un contournement local.

Un cycle de publication. Une révision planifiée, alignée sur le calendrier des versions logicielles, où les demandes accumulées sont évaluées, la norme est mise à jour et une nouvelle version est publiée avec ses notes. C'est la prévisibilité qui amène les gens à attendre le changement officiel au lieu de faire le leur.

La mesure. Une vérification automatisée périodique des fichiers de projets actifs, pour que la dérive soit une quantité connue plutôt qu'une découverte.

Les vérificateurs de conformité aux normes (Standards QC and QA Checkers) de SolidCAD servent à cela : ils signalent les écarts par rapport à la norme pour que la conversation porte sur des preuves plutôt que sur des impressions.

Intégrez la passation au mandat

Pour quiconque commande un mandat de normes, la conséquence pratique est que le livrable ne devrait pas s'arrêter aux gabarits.

Un mandat de normes qui remet des fichiers et une séance de formation n'a accompli qu'une partie du travail. Ce qui détermine si l'investissement survivra, c'est le modèle d'exploitation : qui en est propriétaire, comment il est distribué, comment les changements sont demandés et approuvés, et quand il est révisé.

Le service-conseil Normes et gabarits CAO de SolidCAD est structuré pour que la passation fasse partie du travail et non d'une réflexion après coup : l'évaluation des normes actuelles et des pratiques réelles, le développement des gabarits, styles, palettes et contenus, l'implantation dans l'organisation, et la formation, qui couvre la maintenance et la propriété, pas seulement l'utilisation.

C'est en phase de formation que la gouvernance se décide habituellement, et il vaut la peine d'exiger qu'elle inclue les personnes qui maintiendront la norme et pas uniquement celles qui l'utiliseront. Ce sont deux publics différents avec des besoins différents.

L'option du produit maintenu

Il existe une deuxième voie à considérer, particulièrement pour les équipes civiles : ne pas maintenir chaque élément soi-même.

Nos trousses de conception SolidCivil pour l'Ontario et le Québec sont des produits maintenus plutôt que des livrables ponctuels. Elles sont alignées sur les exigences régionales, y compris les spécifications provinciales, et elles sont mises à jour à mesure que les versions logicielles et les exigences des organismes évoluent. SolidCivil pour le Québec, par exemple, a suivi des mises à jour conformes aux codes et aux spécifications du ministère des Transports et de la Mobilité durable du Québec (MTMD), autrefois connu sous le nom de MTQ.

Pour une organisation dont les normes civiles se composent largement d'exigences régionales plus une couche de contenu propre à l'entreprise, ce partage du fardeau de maintenance est utile. La base régionale est maintenue par des gens dont c'est le métier, et votre gouvernance interne couvre la couche d'entreprise par-dessus. C'est beaucoup moins lourd à soutenir qu'une norme complète.

Le rôle de SolidCAD

SolidCAD bâtit et maintient des normes CAO pour des organisations canadiennes en ingénierie, en architecture et en infrastructure depuis des décennies, en français et en anglais. À titre de société Symetri, nous apportons une profondeur Autodesk qui couvre AutoCAD, Civil 3D et Revit. Ce que nous disons aux clients avant de démarrer un mandat de normes est habituellement la même chose : décidez qui en sera propriétaire avant que nous commencions. Une norme plus modeste avec un vrai propriétaire surpasse une norme exhaustive sans propriétaire, chaque fois.

Foire aux questions

Pourquoi les normes CAO dérivent-elles après l'implantation?

Les versions logicielles changent des valeurs par défaut, les exigences clients engendrent des copies modifiées, les écarts légitimes produisent des contournements locaux, et la distribution non contrôlée multiplie les versions. La cause de fond est généralement l'absence de propriétaire de la maintenance.

Que coûte réellement la dérive des gabarits?

Elle se traduit en reprises et en risque d'échéancier : du temps passé à corriger des dessins produits à partir du mauvais gabarit, un effort de révision supplémentaire parce que la cohérence ne peut plus être présumée, et des remises qui partent incohérentes ou en retard lorsqu'un lot est assemblé à partir de feuilles disparates.

Qui devrait être propriétaire des normes CAO dans une organisation?

Une personne nommée, ayant l'autorité d'approuver les changements et du temps alloué pour le faire, généralement un gestionnaire CAO ou BIM. Une propriété partagée ou implicite équivaut le plus souvent à aucune propriété.

À quelle fréquence faut-il réviser les gabarits CAO?

Au minimum une fois par version annuelle du logiciel, avec un chemin défini pour les demandes de changement entre les révisions, afin que les concepteurs ne soient pas poussés vers des contournements locaux en attendant.

Comment mesurer si la norme tient?

En comparant les fichiers de projets actifs à la norme. Une validation automatisée comme les vérificateurs de conformité aux normes de SolidCAD signale les écarts, pour que la dérive soit mesurée plutôt que présumée.

Prochaine étape

Le consultant part. Les gabarits restent. Qu'ils soient encore justes dans deux ans dépend de la gouvernance, pas de leur qualité au premier jour.

Découvrez le service-conseil Normes et gabarits CAO ou communiquez avec SolidCAD pour bâtir le modèle de maintenance en même temps que la norme.

Vous préférez le courriel? Écrivez à SolidCAD à info@solidcad.ca.

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