À quoi ressemble vraiment une évaluation des flux de travail Forma

Le bilan de santé Autodesk Forma vous donne un score de maturité en quelques minutes. Il vous situe grosso modo : leader numérique, bien établi, en développement ou fort potentiel d'optimisation. Ce qu'il ne peut pas vous dire, c'est pourquoi, ni quoi changer en premier. C'est le rôle d'une évaluation des flux de travail, et les deux sont assez souvent confondus pour qu'on prenne le temps d'expliquer la différence.

Cet article explique ce qu'une évaluation des flux de travail Forma de SolidCAD examine, comment elle se déroule, ce que vous recevez à la fin et à qui elle ne s'adresse pas. Si vous n'avez pas encore fait le bilan de santé, commencez par là. Ça prend moins de temps que de lire ce qui suit.

Faites le bilan de santé Autodesk Forma et obtenez votre score de maturité

Un score est un symptôme, pas un diagnostic

La plupart des environnements Forma ne sont pas devenus incohérents par choix. On configure un hub pour le premier projet, le deuxième le copie avec quelques ajustements, un nouveau chargé de projet en bâtit un troisième à partir de zéro, et un an plus tard on se retrouve avec quatre structures de dossiers, trois flux de révision et un modèle de permissions que personne ne peut expliquer au complet. Les utilisateurs retournent au courriel et aux feuilles de calcul, parce que c'est le seul endroit où les règles restent prévisibles.

Le bilan de santé fait ressortir ce schéma sous la forme d'un score faible en gouvernance ou en adoption. Il ne montre pas quels gabarits de projet dérivent, quelle étape d'approbation tout le monde saute ni quel rôle a des droits de modification qu'il ne devrait pas avoir. C'est là que l'évaluation intervient.

Ce que l'évaluation examine

Nous passons en revue six volets. L'ordre compte, parce que les premiers expliquent généralement les suivants.

1. Configuration du hub et des gabarits de projet

Comment les nouveaux projets sont créés, si un gabarit existe, s'il est réellement utilisé et jusqu'à quel point les projets en cours s'en sont éloignés. C'est de loin la cause première la plus fréquente que nous trouvons.

2. Rôles et permissions

Qui peut créer, modifier, approuver et publier, par rôle plutôt que par nom. Nous comparons les rôles que vous aviez prévus aux accès que les gens ont réellement, y compris les partenaires externes ajoutés pour un projet et jamais retirés.

3. Structure de dossiers et normes de nommage

Si une norme documentée existe, si elle est appliquée dans le hub et où elle se brise. Nous vérifions aussi si la norme correspond à la façon dont vos consultants et vos corps de métier nomment réellement les choses, parce qu'une norme que personne ne peut suivre n'est pas une norme.

4. Flux de travail : révisions, approbations, problèmes et transmissions

Quels flux sont configurés, lesquels sont utilisés et où les gens les contournent. Si un flux de révision existe mais que les problèmes sont suivis dans une feuille de calcul, nous voulons savoir pourquoi. En général, le flux est bon et c'est le déclencheur qui cloche.

5. Rapports et visibilité

Ce que les chargés de projet et les dirigeants peuvent voir sans demander à quelqu'un de leur monter un rapport. Nous vérifions les tableaux de bord, les analyses et ce qui est exporté à la main chaque semaine, parce que les exportations manuelles sont un signe fiable que la couche de rapports ne fait pas son travail.

6. Adoption par rôle

Pas « combien d'utilisateurs se sont connectés », mais quels rôles utilisent Forma pour leurs tâches principales et lesquels ne l'ouvrent que lorsqu'ils y sont obligés. Un surintendant qui consulte les dessins sur son téléphone et un concepteur qui publie à partir de Revit, ce sont deux problèmes d'adoption différents, avec deux solutions différentes.

Comment ça se déroule

L'évaluation est volontairement légère pour le temps de votre équipe. Elle comporte quatre étapes :

1. Appel de découverte. Une conversation pour convenir de la portée, choisir deux ou trois projets représentatifs et confirmer à qui nous devrions parler.
2. Revue du hub en lecture seule. Nous recevons un accès de réviseur et passons en revue les six volets ci-dessus sur les projets que vous avez choisis. Rien n'est modifié.
3. Entrevues par rôle. De courtes conversations avec quelques personnes de différents rôles : typiquement un chargé de projet, un responsable BIM ou du contrôle des documents, un utilisateur sur le terrain et la personne qui administre le hub. Nous cherchons l'écart entre le flux configuré et le flux réel.
4. Séance de constats. Nous présentons à votre équipe ce que nous avons trouvé et l'ordre recommandé des correctifs, et nous répondons à la question évidente : ce que vous pouvez faire vous-mêmes et où vous voudriez de l'aide.

Ce que vous recevez

• Un rapport de constats organisé selon les six volets, avec ce que nous avons observé, pourquoi c'est important et quels projets sont touchés.
• Une liste de correctifs priorisée. Chaque élément est classé par effort et par responsable, pour qu'un administrateur de hub puisse s'attaquer aux plus rapides la semaine même.
• Une feuille de route pour les éléments plus lourds : consolidation des gabarits, refonte du modèle de permissions, changements de flux qui exigent une formation des utilisateurs. C'est la partie que la plupart des organisations utilisent pour planifier le trimestre suivant.

Les trois documents vous appartiennent. Vous n'avez aucune obligation de confier les correctifs à SolidCAD, même si plusieurs organisations le font pour les éléments de la feuille de route.

À qui elle s'adresse, et à qui elle ne s'adresse pas

L'évaluation convient si vous avez au moins un projet actif dans Forma, plus d'une équipe qui l'utilise et l'impression que la plateforme en fait moins pour vous qu'elle le devrait. Un score « en développement » ou « fort potentiel d'optimisation » au bilan de santé est généralement l'élément déclencheur.

Ce n'est pas le bon outil si vous n'avez pas encore déployé Forma, ou si vous avez un seul projet et une seule équipe. Dans ces cas, une implantation structurée ou une courte séance d'habilitation est plus utile, et nous vous le dirons dès l'appel de découverte.

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Prochaine étape

Commencez par le score. Le bilan de santé Autodesk Forma prend quelques minutes et vous dit si une évaluation vaut votre temps.

Faites le bilan de santé Autodesk Forma.

Si vous avez déjà votre score et voulez discuter de ce qu'une évaluation couvrirait pour votre hub, écrivez à SolidCAD à info@solidcad.ca.

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